Imposition des frais repas en 2023

En tant que salarié, vous pouvez vous faire rembourser vos frais de repas sous certaines conditions. En effet, les employés et professionnels indépendants qui sont contraints de prendre leur repas en dehors de leur domicile pouvaient, en 2021, déduire un montant forfaitaire de 5,00 € par repas de leurs charges. Les frais engagés pour les repas constituent une charge déductible. En dessous de certains plafonds, ces remboursements peuvent être exonérés d’impôts et de cotisations. Le barème d’évaluation des frais de repas est actualisé chaque année. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur l’imposition des frais de repas en 2023. 

Fonctionnement des frais de repas

Les salariés ayant opté pour les frais réels ainsi que les professionnels indépendants soumis à un régime réel d’imposition peuvent, dans certaines limites, déduire leurs frais supplémentaires de repas de leurs revenus catégoriels.

Ces travailleurs, lorsqu’ils sont dans l’impossibilité de rentrer prendre leur repas à leur domicile à cause de leurs horaires de travail ou de l’éloignement géographique, sont autorisés à déduire leurs frais de repas supplémentaires.

Toutefois, la déductibilité des frais de repas est soumise à certaines conditions :

• les dépenses doivent être nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle ;
• les frais engagés doivent être justifiés par la distance entre le lieu de travail et le domicile ;
• la preuve des dépenses doit être rapportée par le biais de notes de frais, de factures, de tickets et doit indiquer la date, le lieu, le motif ainsi que les personnes invitées le cas échéant.

Notez que pour attester le caractère « normal » de la distance entre le domicile et le lieu de travail, l’administration fiscale tient compte de la configuration des agglomérations, de l’implantation de la clientèle, des horaires de travail du salarié ou encore de la nature de l’activité exercée.

Outre les travailleurs, les gérants ainsi que les directeurs de sociétés anonymes et de sociétés par actions simplifiées sont également concernés par l’évaluation forfaitaire.

Barème des frais de repas pour les impôts en 2019, 2020, 2021 et 2022

Comme expliqué dans le tableau ci-dessous, depuis 2019, le barème des frais de repas a été revu à la hausse par l’administration fiscale. Cette évaluation forfaitaire peut ainsi être utilisée par le salarié qui souhaite déduire ses frais réels.

Pour 2022, le barème de déduction forfaitaire des frais de repas à titre d’avantage en nature n’a, à ce jour, pas encore été communiqué.

Toutefois, si l’on se base sur 2021, un salarié qui est contraint de prendre ses repas sur le lieu de travail de son activité professionnelle dispose de la possibilité de déduire les frais excédant du montant d’un repas pris à domicile de son résultat imposable à hauteur de 5,00 € TTC pour l’année 2021.

Calcule des frais de repas et de nourriture

Exemples concrets du calcul des frais de repas et de nourriture

Pour les dépenses qui sont engagées sur le lieu de travail de l’employeur, le montant déductible des impôts est égal à la différence entre les dépenses réellement supportées et la valeur du repas pris à domicile, fixé à 5,00 € en 2021. Ces dépenses doivent être justifiées par une facture, et ne peuvent pas excéder un plafond de 19,10 €.

Prenons un exemple concret. Un salarié qui passe 220 jours sur son lieu de travail peut, s’il opte pour les frais réels, déduire de ses traitements et salaire 5,00 € x 220 = 1 100 €.

Pour les professionnels indépendants, la dépense du repas est considérée comme normale si elle n’excède pas 19,10 €. Ainsi, le montant maximum de déduction est, pour eux, fixé à 14,10 € (19,10 – 5,00). Prenons un médecin qui engage des frais de restauration à hauteur de 30 €. Le montant non déductible de ces frais sera de 30 – 14,10 = 15,90 €. Ce montant représente donc une dépense d’ordre personnel.

S’il engage des frais de repas d’un montant de 12 €, le montant déductible sera alors de 12 – 5,00 € = 7,00 €.

Focus sur la restauration collective

Si le salarié profite d’un mode de restauration collective sur son lieu de travail ou à proximité, il peut déduire la différence entre le prix du repas effectivement supporté et l’évaluation forfaitaire (5,00 € en 2021). Si son employeur lui attribue des titres restaurant, alors leur participation doit être déduite des frais de repas déductibles.

Les exonérations des frais de repas en 2022

Les indemnités forfaitaires de restauration

Les frais de repas engagés par les salariés peuvent être remboursés par l’employeur sur la base d’indemnités forfaitaires. Leurs montants varient d’une année à l’autre. Ces indemnités sont présentes afin de compenser les frais engagés par les employés pour se restaurer.

Les allocations pour frais de repas qui sont versées aux salariés qui engagent des dépenses personnelles sont exonérées de charges sociales et d’impôt sur le revenu si :

• ces allocations sont utilisées conformément à leur objet ;
• elles couvrent effectivement des dépenses professionnelles ;
• elles correspondent bien à des dépenses professionnelles spéciales.

Les limites d’exonération

Les indemnités forfaitaires de restauration que perçoivent les salariés sont exonérées d’impôt et de cotisations sociales dans une certaine limite. Si le montant des allocations versées excède le seuil d’exonération prévu, alors la fraction excédentaire reste soumise à l’imposition.

Les plafonds d’exonération varient selon différents critères :

• si le salarié prend son repas au sein même de l’entreprise ;
• si le salarié prend son repas à l’extérieur de l’entreprise ;
• s’il le prend dans le cadre d’un court ou long déplacement.

Les limites d’exonération pour 2022 ne sont, à ce jour, pas encore connues. Toutefois, pour 2021, les limites d’exonération de frais de repas étaient évaluées comme suit :

• 9,40 € par repas pour ceux pris hors des locaux de l’entreprise ;
• 6,70 € par repas pour ceux pris au sein de l’entreprise ;
• 19,10 € par repas pour les repas pris lors d’un déplacement de moins de trois mois ;
• 16,20 € par repas pour les salariés en déplacement du 3e au 24e mois ;
• 13,40 € par repas pour les salariés en déplacement de plus de 24 mois et de moins de 72 mois ;
• 5,54 € par titre restaurant.

L’imposition des avantages en nature en 2022

Lorsqu’une entreprise finance les repas des salariés, cet acte est considéré comme un avantage en nature. Ce dernier est soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu fixé forfaitairement :

• 5,00 € par repas (et 10,00 € par jour) ;
• 3,76 € par repas (et 7,52 € par jour) pour les entreprises tenues à une obligation de nourriture (HCR).

Ces avantages en nature sont imposés sur le revenu dans la catégorie des traitements et des salaires.

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